278.2 Profils d'import de fichiers potentiels[//]

Cette option fait partie de tout le déroulement des opérations pour le traitement des fichiers potentiels. Consultez également l'aide de l’AFO 217 pour plus de détails.

278.2.1 Opérations générales

·                Un gestionnaire système créé un profil d’import de fichiers potentiels en AFO 278 pour un fournisseur, dit

·                Périodiquement, le fournisseur envoie un fichier contenant des titres potentiels. Un gestion système utilise l’AFO 278 – Import de fichiers potentiels pour charger le fichier. Le gestionnaire système a demandé l’autorisation de les charger au fournisseur. Le système utilise les valeurs du profil d’import pour traiter le fichier.

·                Les acquéreurs accèdent aux titres dans les fichiers potentiels chargés et sélectionnent les titres pour les exemplaires et les localisations.

·                Au moment déterminé, un gestionnaire système utilise l’AFO 217-traitement des fichiers potentiels, pour transformer les sélections dans les fichiers potentiels en commande.

278.2.2 Profils d'import

Un profil d'import contient des informations sur la façon dont vous chargez les fichiers de fournisseurs ou d'éditeurs différents.

Tout d'abord, vous pouvez définir le nombre de profils dont vous aurez besoin. Il vaut mieux créer des profils pour chaque fournisseur. Chaque profil contient les éléments suivants :

·                Fournisseur

·                Description

·                Type de commande (vous ne pouvez sélectionner depuis la liste que les commandes normales et les commandes à vue).

·                Taxe (pourcentage)

·                Remise (pourcentage)

·                Profil d'import utilisé pour transformer les notices dans le format bibliographique

·                Nom de la base de données dans laquelle les notices de commande sont enregistrées

·                Devise (i.e. les codes de devise qu'envoie le fournisseur dans les notices potentielles peuvent être différents du code de devise défini dans Vubis Smart). Cette table permet de mettre en correspondance les devises fournies dans les notices et les devises définies dans votre système.

Après le choix de cette option un écran sommaire avec des profils déjà définis s’affichera:

Options sur l'écran

Modifier profil: choisissez un profil et cliquez sur cette option pour modifier les détails.

Supprimer profil: choisissez un profil et cliquez sur cette option pour le supprimer. Le système vous demandera une confirmation.

Nouveau profil: quand vous choisissez cette option un écran de saisie s'affichera. Vous devez sélectionner un fournisseur :

Une fois le fournisseur saisi (ou si vous avez choisi le bouton « modifier profil »), le système présente un écran composé d'onglets à partir desquels vous pouvez saisir/modifier des données pour le profil d'import sélectionné :

Onglet Général

·                Écrivez l'information requise.

Onglet Bibliographique

Zones sur l'écran

Profil d’import: sélectionner un profil d'import/export valide dans l'AFO 133. La base de données qui se trouve dans le profil d'import/export est la base de données dans laquelle les titres potentiels ont été chargés (i.e. vous pouvez choisir de charger les notices dans une base de données en arrière-fonds). Le profil de conversion qui se trouve dans le profil d'import/export spécifie comment les notices entrantes sont converties.

Base de données où créer des commandes: nom de la base de données où les commandes sont créées. Lors du traitement dans l'AFO 217, les notices sont supprimées de la base de données initiale dans cette base de données (si elle est différente) et des informations de commande sont créées.

Profil de copie des sélections en commandes: sélectionner un profil quand les notices à charger sont dans un format différent de celui de la base de production. Dans ce cas, le message suivant s’affiche « Le format de la base de données est différent de celui du profil d'import. Un profil de copie doit être spécifié en utilisant le paramètre "copier toutes zones". »

Utiliser un no de commande externe pour les sélections de tri: Quand on consulte les fichiers potentiels en AFO 217, il peut être utile de les trier par numéro de commande externe. Par exemple pour trier des listes imprimées. Quand cette fonction est cochée il y a une colonne en plus à gauche, sur l’écran de l’AFO 217.

NBD: Cette option est seulement pour les bibliothèques hollandaises.

Onglet Devise

Si les notices entrantes du fournisseur contiennent des informations sur les devises, il faut définir la correspondance entre les codes du fournisseur et ceux de votre système (définis dans le module des acquisitions).

Après avoir cliqué "OK" le système vérifiera si un profil de copie est nécessaire:

Dans l’exemple ci-dessus, cela n’est pas nécessaire. Il y a deux autres possibilitées.:

·                Les deux formats ont un nom différent, mais sont essentiellement semblable. Le système proposera que vous créiez un profil de copie (en AFO 134) avec l’option « copier toutes zones » sélectionnée.

·                Les deux formats sont complément différent et vous devez définir un profil de conversion dans l’AFO 134 (ou en utiliser un existant déjà)

278.3 Import de fichiers potentiels [//]

Après la sélection de cette option, un écran de saisie s'affichera:

Zones sur l'écran

Profil d'import fichiers potentiels: sélectionner le profil créé pour le fournisseur adéquat (par exemple Electre). Ce profil a été créé précédemment en utilisant l'option « Profil d'import de fichiers potentiels » dans l'AFO 278.

Import du fichier: sélectionner le fichier à importer

Première notice: en principe, cette zone est définie par défaut avec la valeur « 1 ».

Dernière notice: en principe, vous pouvez laisser la valeur à "9999" (à moins de ne charger que quelques notices).

Faire <OK>, le système affiche l'écran suivant : 

Assurez-vous de lancer le traitement "en ligne". Faire <OK> pour lancer le chargement. Le système importe et convertit chaque notice du fichier entrant dans le format interne en utilisant le profil de conversion lié au profil d'import. Quand cette première étape est complète, le système affiche le message suivant :

La partie bibliographique des notices est enregistrée dans la base de données définie dans le profil d'import/export. La partie non bibliographique de la notice est enregistrée dans une notice de titre potentiel. La taxe et la remise pour le titre sont récupérées depuis la notice du profil.

Il est possible que votre fournisseur ait défini une sous-zone spécifique qui contienne des informations telles que le prix, le nombre d'exemplaires, la référence du fournisseur, le numéro externe de commande et/ou la devise. Ces informations devraient être utilisées lors de la création du profil d'import pour votre fournisseur.

Le système charge les notices potentielles :

Quand le chargement est terminé, un écran affiche le compte-rendu des différentes opérations effectuées ainsi que la liste des titres chargés.

Si vous vous rendez dans l'AFO 217 -Traitement de sélections, vous pouvez voir le nouveau fichier potentiel – b20060112_3 avec l'ensemble des titres.